شعبة الرقابة والتدقيق

شعبة الرقابة والتدقيق

Division of control and chpking

 

إن تأسيس هذه الشعبة بقسم الحسابات إذ لا يمكن للحسابات إن تعمل بدون تدقيق والعكس صحيح ، ويعد نظام الرقابة والتدقيق الداخلي أهم مكونات التنظيم الإداري والمالي في الإدارات كافة فهو يؤمن حماية الموارد من الهدروالضياع وسوء الاستعمال ويوفر بيانات  مالية دقيقة. ويؤدي إلى رفع كفاءة التشغيل والتزام العاملين بالقوانين والأنظمة والتعليمات وسياسات الإدارة.

شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة

Division of studies, planning and follow up

تتلخص أعمال وحدة الدراسات والتخطيط والمتابعة بما يلي:

أـ الإحصاء الجامعي السنوي

ويتضمن إحصائيات بعدد التدريسيين من حيث الاختصاصات والشهادة والدولة المانحة للشهادة والدرجة الوظيفية مع إعداد الموظفين (الفنيين والإداريين والخدميين) وحسب الاختصاص والشهادة والدرجة الوظيفية مع مطابقتها مع الجداول التي تتضمن كافة المنتسبين.

كما تقوم الشعبة بإجراءإحصائيات بعدد طلبة الدراسات الأولية والعليا وحسب الأقسام من حيث الذكور والإناث المقبولين والمؤجلين والمرقنة قيودهم والطلبة المستضافين والمنقولين من والى الكلية .

كما يشمل إحصائيات للأبنية من مختبرات ومساحات الكلية المشغولة والشاغرة والملاعب الرياضية والحدائق والأقسام الداخلية وإحصائيات تبين أعداد المختبرات العلمية وورش التدريب العملي مع ملاحظة الإضافات السنوية وإجمالي عدد الكتب والدوريات الموجودة في مكتبة الكلية والمهام الاستشارية والدورات التدريبية المخطط والمنفذ منها علما إن انجاز هذا العمل يستغرق أكثر من شهرين بشكل متواصل وهذا من مهام وحدة الإحصاء.

ب ـ الهيكلية التنظيمية

يجب التعرف على الهيكل التنظيمي للكلية المرسل من قبل الجامعة ويتم الاستحداث حسب أوامر جامعية أي بعد الحصول على موافقة الجامعة.

وتشمل الملاك الوظيفي الحالي والدرجات الشاغرة وتدرج فيها احتياجات الكلية من جميع الاختصاصات.

ج ـ واقع حركة التشغيل

وتشمل إحصائيات الملاك حسب أوامر جامعية أي بعد الحصول على موافقة الجامعة.

ويشمل جميع انجازات الكلية خلال سنة دراسية وتضمن جداول الدراسات الأولية (المقبولين والموجودين فعلا وإعداد المتخرجين والمشتركين في الامتحانات النهائية). بالاضافة الى جداول أعداد طلبة الدراسات العليا من المقبولين والموجودين فعلا وبنسب النجاح المتحققة والرسائل الجامعية ومشاريع طلبة الصفوف المنتهية وجداول الملاك التدريسي حسب اللقب العلمي والشهادة والملاك الإداري والفني والخدمات والطاقات الاستيعابية المتاحة من قاعات دراسية وقاعات مطالعة ومختبرات وورش عمل وملاعب رياضية وغيرها.

ومن أهم الجداول: هو إحصائية للبحوث العلمية المخططة والمنجزة للتدريسيين وتشمل البحوث المنشورة منها المعضدة والمقبولة للنشر والكتب المنهجية وغير المنهجية والكتب المترجمة وغيرها من المطبوعات العلمية الأخرى غير الكتب وإعداد الندوات والمؤتمرات العلمية والحلقات الدراسية وإحصائيات الكتب والايفادات لكل الملاك مصنفة حسب نوع الإيفاد وتفاصيل الايفادات وبرنامج تطوير الملاك التدريسي والفني والإداري وإعداد الدورات والمشاركين وكذلك المشاريع الإنشائية المخطط والمنفذ وجهة التمويل وإجمالي التخصيص المالي وغيرها من التفاصيل والتخصيص المالي لنفقات الموظفين من مستلزمات خدمية ومستلزمات سلعية وصيانة موجودات ونفقات رأسمالية من مصروف وتخصيص وجداول الدورات والخدمات المقدمة والاستشارات التي تقدمها المكاتب الاستشارية والبعثات والزمالة والإعارة والتفرغ الجزئي داخل العراق وخارجه والاتفاقيات الثنائية والأنشطة الطلابية اللاصفية والمهام التطويرية ونشاط التوجيه والنشاط التربوي.

ه ـ قاعدة البيانات

وتشمل قاعدة بيانات التدريسيين والفنيين والإداريين وتحديث البيانات على الأوامر الإدارية الصادرة من الكلية (من علاوة وترفيع وإجازات وكتب شكر وعقوبات بالإضافة إلى المعلومات العامة لكل شخص) وكذلك إنشاء قاعدة بيانات المستمسكات مع صورة لكل شعبة وفرع .

مهام شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة

1ـ إعداد التقارير التي تفصل الدراسات والتخطيط على الصعيد الجامعي والإحصائية  الخاصة بالتدريسيين والطلبة والموظفين.

2ـ إعداد الجداول الإحصائية المتعلقة بالطلبة والتدريسيين وإرسالها للجامعة.

3ـ عمل قاعدة بيانات لجميع العاملين في الكلية(ملاك، عقود)وتحديث المعلومات الخاصة بالوثائق والمستمسكات والترقيات العلمية.

4ـ انجاز الكتب الرسمية الخاصة بالإحصائيات العاجلة.

5ـ انجاز تقرير سنوي لتطور الخبرات والمهارات التدريسية.

6ـ تعميم المراسلات الواردة إلى الشعبة على الأقسام العلمية والشعب والوحدات ومتابعة الإجابات.

7ـ تحرير المراسلات التي تخص عمل الشعبة وأنشطتها المختلفة وتسجيلها وأرشفتها في السجلات وحفظها في الأضابير الخاصة بها.