نبذة عن قطاع شؤون الطلبة والتسجيل
تعتبر شعبة شؤون الطلبة والتسجيل العصب الحيوي والركيزة الأساسية في الهيكل الإداري لكلية علوم الهندسة الزراعية بجامعة بغداد، حيث تمثل حلقة الوصل الأولى والمستمرة بين الطالب والمؤسسة الأكاديمية. منذ تأسيسها في عام 1952، حملت الشعبة على عاتقها مسؤولية تنظيم وإدارة المسيرة الدراسية لآلاف الطلبة، بدءاً من لحظة قبولهم في الكلية ومروراً بسنوات دراستهم المختلفة، وانتهاءً بتتويج جهودهم بحصولهم على الشهادة الجامعية وانطلاقهم لخدمة المجتمع.
تعمل الشعبة تحت إشراف مباشر من معاون العميد لشؤون الطلبة، وتضطلع بمهام إدارية وقانونية بالغة الأهمية. تتضمن هذه المهام استقبال الطلبة الجدد وإكمال إجراءات تسجيلهم وفق الضوابط المركزية، وفتح الملفات الشخصية، وإصدار الهويات الجامعية، بالإضافة إلى التوثيق الدقيق للدرجات والنتائج الامتحانية في السجلات الأساسية (Master Sheet) لضمان حفظ الحقوق العلمية للطالب. كما تتولى الشعبة متابعة غيابات الطلبة، وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالمباشرة، التأجيل، النقل، والاستضافة، مع الحرص التام على تطبيق التعليمات الامتحانية والقرارات الصادرة عن وزارة التعليم العالي والبحث العلمي بدقة وشفافية.
وفي ظل التطور التكنولوجي الذي تشهده جامعة بغداد، تسعى شعبة شؤون الطلبة حثيثاً نحو أتمتة أعمالها والانتقال إلى التوثيق الإلكتروني والأرشفة الرقمية، بهدف تسهيل الإجراءات على الطلبة واختصار الوقت والجهد في إنجاز المعاملات وتأييدات التخرج. إن أبواب الشعبة وكادرها الوظيفي مفتوحة دائماً لتقديم النصح والإرشاد، وحل المشكلات التي قد تعترض المسيرة الأكاديمية للطلبة، إيماناً منا بأن الطالب هو محور العملية التعليمية وواجهة الكلية المشرقة. نحن هنا لنرافقكم خطوة بخطوة نحو التميز والنجاح.
يمارس معاون العميد لشؤون الطلبة الصلاحيات الآتية لتسهيل عمل شؤون الطلبة في الكلية :
1- تنظيم جداول الامتحانات النهائية و بالتنسيق مع الأقسام العلمية .
2- تنظيم جدول الدروس الأسبوعية و بالتنسيق مع الأقسام العلمية .
3- الإشراف على سجل المحاضرات الأسبوعية .
4- تسليم الدفاتر الامتحانية و تسلمها وفق القواعد المعمول بها .
5- الإشراف على سير العمل في شعبة التسجيل وتوزيع العمل بين موظفيها ومراقبة دوامهم والموافقة على منحهم الإجازات الاعتيادية التي يستحقونها.
6- تنظيم قوائم بقبول الطلبة الجدد وحسب الحروف الهجائية وتسجيلهم وتوزيعهم على الشعب و بالتنسيق والتعاون مع الأقسام الداخلية .
7- تنظيم الوثائق وتدقيقها وكذلك الدرجات والوحدات الدراسية والمقررة ومتابعة متطلبات الدراسة التحضيرية لجميع المراحل الدراسية .
8- تسجيل درجات الطلبة الفصلية وتهيئة السجلات الخاصة بالدرجات والاحتفاظ بها بعد تسليمها من لجنة الامتحانات .
9- التوقيع على هويات الطلبة والكتب التي تتضمن إحالتهم إلى المراكز الصحية والمستشفيات .
10- الإشراف ومتابعة اوامر غيابات الطلبة وإدخالها في السجلات وتنظيم جداول فصلية بأسماء الطلبة وعدد غيابات كل منهم ونشرها في لوحة الإعلانات وإنذار الطلبة .
11- تنظيم خلاصة وافية عن الطلبة الراسبين و التاركين والمفصولين .
12- الإشراف على شؤون الطلبة الثقافية والاجتماعية والرياضية وبالتنسيق مع وحدة الأنشطة الطلابية.
13- تهيئة كل ما يتعلق بالامتحانات الفصلية و النهائية ،والإشراف على تنفيذ التعليمات الامتحانية .
14- تطبيق تعليمات الزي الموحد للطلبة و اتخاذ العقوبات الانضباطية بحق المخالفين.
15- الإشراف على طبع ما يحتاجه الطلبة من استنساخ وتصوير فيما يخص دراستهم و بعد موافقة رئيس القسم المختص، والموافقة على شراء الكتب
والمجلات والدوريات الخاصة لمكتبة الكلية .
16- التوقيع على كل ما يتعلق بممارسة هذه الصلاحيات.
17- إصدار الأوامر الإدارية لتنبيه أو فصل أو رسوب الطلبة بالغيابات أو عند تقصيرهم أو مخالفتهم للأنظمة والتعليمات وتشكيل اللجان التحقيقية بحق المخالفين .
مسجل الكلية هو رئيس شعبة التسجيل في الكلية وتكون مهامه ادارة الوحدات التابعة لشعبة التسجيل في الكلية والتي تقوم بمهامها
وتضم هذه الوحدة موظفين مكلفين بمهام تخص عملية انجاز الوثائق بالدرجات وتأييدات الخريجين وتأييدات الطلبة المستمرين بالدراسة للأقسام العلمية العشرة منذ قبول الطالب في المرحلة الأولى حتى تخرجه بالاضافه إلى عملية التدقيق لجميع الوثائق وملفات الطلبة وطباعة قوائم الطلبة وأوراق السعي وسجلات الدرجات الرئيسية ( الماسترشيت ) ويقوم موظفوا التسجيل المسؤولين عن الأقسام العلمية العشرة في كليتنا ضمن الوحدة بالمهام الاتية:
*استلام درجات الطلبة من الأقسام العلمية بعد انتهاء الامتحانات النهائية لكل فصل دراسي والدور الثاني وتوثيقها في بطاقات درجات الطلبة مع حساب المعدلات.
* طباعة قوائم الطلبة وقوائم و أوراق السعي و الماسترشيت .
* طباعة وإصدار أوامر ترقين القيد للطلبة وأوامر عودة المرقنه قيودهم حسب الضوابط المعمول بها .
*طباعة وإصدار وثائق الطلبة الخريجين باللغتين العربي والانكليزي .
*طباعة وإصدار أوامر الفصل للطلبة .
